Do góry
Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce. ×
Carpatia Biznes > Felietony

Felietony

Ewa Nowak-Koprowicz: Open Space – gdy przerwa na kawę zastępuje tradycyjną konferencję

Ewa Nowak-Koprowicz: Open Space – gdy przerwa na kawę zastępuje tradycyjną konferencję

Przerwa na kawę bywa najlepszą i najbardziej przydatną częścią wielu konferencji. Dlaczego zatem nie miałaby trwać znacznie, znacznie dłużej? Mówiąc wprost, jak stworzyć taką formułę spotkań, która umożliwiłaby wykorzystanie swobodnej atmosfery i produktywności rozmów prowadzonych w czasie przerw na kawę? Dodatkowo jak  zorganizować takie spotkanie dla licznej grupy i to w czasie krótszym niż 12 miesięcy? To pytania, które w 1983 roku postawił sobie Amerykanin, Harrison Owen, ówcześnie organizator niezbyt udanej międzynarodowej konferencji, obecnie znany jako twórca metody Open Space realizowanej w 140 krajach świata zarówno w sytuacjach kryzysowych, przy tworzeniu innowacji, a także jako sposób na dialog z interesariuszami.

Mając świadomość, że dla wielu osób konferencje, sesje, posiedzenia to przede wszystkim niekończące się wykłady, nudne prezentacje, ze z góry narzuconym programem, który w różnym, czasem bardzo nikłym, stopniu jest dopasowany do oczekiwań poszczególnych uczestników, w swojej propozycji spotkań, Owen po prostu odrzucił te elementy. W zamian, w ramach Open Space, na początku spotkania, uczestnikom znany jest ogólny, ustalony szerokim gronie, temat konferencji, tzw. myśl przewodnia. Kolejno powstaje, rozłożony w czasie, plan pracy. Każdy z uczestników spotkania ma prawo zgłosić zagadnienie do dyskusji w małej grupie. Osoba zgłaszająca pomysł zapisuje go na kartce razem ze swoim imieniem, czyta na głos oraz, wybierając godzinę i przestrzeń do dyskusji, umiejscawia kartkę na, przygotowanej w tym celu, tablicy z okienkami czasowymi i oznaczeniami miejsc dyskusji. Program jest gotowy gdy wszystkie zgłoszone zagadnienia zostaną zawieszone na tablicy. Co ważne,  agenda jest dostępna przez cały czas trwania spotkania, po to aby każdy z uczestników mógł do niej podejść, wybrać interesujące go w danym momencie zagadnienie i przyłączyć się do osób, które wybrały tak samo. Uczestnicy sami tworzą raporty z przebiegu dyskusji w ich grupach. Raporty te następnie są zbierane w całość i rozesłane do wszystkich odbiorców spotkania. Takie rozwiązanie umożliwia pozyskanie cennej wiedzy i pomysłów.

Wspomnianą swobodną atmosferę i produktywność rozmów, w ramach metodologii otwartej przestrzeni Owena, pomagają utrzymać następujące zasady:

1.    Ci, którzy tu są, to właściwi ludzie – oznacza to, że w dyskusji wszyscy są równi i każdy jest tak samo wartościowym uczestnikiem spotkania, jak inni.

2.    Cokolwiek się wydarzy, to jedyne co mogło się stać - wszystko dzieje się z jakiegoś powodu, a zatrzymywanie się na wydarzeniach z przeszłości i narzekanie na utracone możliwości to strata czasu.

3.    Wszystko się zaczyna, kiedy nadchodzi na to czas – czyli nie ma niewłaściwej pory na rozpoczęcie działania. Kreatywność i zaangażowanie nie działają jak mechanizm w zegarku.

4.    Co się skończyło, to się skończyło, a co się nie skończyło, trwa - nieważne, jak dużo czasu zostało do końca spotkania  –  jeśli temat został wyczerpany, to nie należy się martwić i przedłużać go niepotrzebnie. Należy ruszyć dalej i nie martwić się tym.

Ponadto esencją całej formuły Open Space jest tzw. prawo dwóch stóp, które oznacza, że uczestnicy sami biorą odpowiedzialność za to, jak wykorzystają dany im czas i przestrzeń. Każdy, kto czuje, że przestał już uczyć się i dawać coś z siebie w danej grupie, w której jest, może bez obaw przejść do innej grupy. Można zatem pełnić rolę, tzw. pszczółki, która przenosi idee z grupy do grupy, ale również tzw. motyla, który może zapoczątkować inne, wcześniej nie zgłaszane, dyskusje.

Według statystyk każdego roku z wykorzystaniem metody Open Space realizowane jest ok. 10 tys. konferencji. Z przedstawionej metodologii korzysta również Komisja Europejska m.in. podczas organizacji spotkań przedstawicieli sieci Europe Direct z 28 państw członkowskich UE. Z kolei na Podkarpaciu z wielkim zaangażowaniem i profesjonalizmem metodę Open Space promuje, kierowana przez Olę Chodasz, Fundacja Rozwoju „Dobre Życie”. Pierwsza konferencja w Rzeszowie przeprowadzona zgodnie z metodologią Open Space miała miejsce w miniony piątek, 4 marca br. na Uniwersytecie Rzeszowskim. „Młodzież przyszłości”, bo o tym spotkaniu mowa, zgromadziła blisko 180 osób, w tym przedstawicieli różnych sektorów i różnych pokoleń. 26 tematów zgłoszonych do dyskusji zaowocowało wieloma planami działań, z którymi można zapoznać się na stronie Fundacji.

Podsumowując,  przewaga Open Space nad tradycyjnym spotkaniem dużej grupy z agendą jest widoczna od samego początku do końca spotkania. Bez względu na czas trwania Open Space uczestnikom po prostu chce się tam być, dzielić się wiedzą, wspólnie wypracowywać rozwiązania i być odpowiedzialnym za ich wdrożenia. Open Space po prostu umożliwia rozwój.

Ewa Nowak-Koprowicz jest zastępcą kierownika Punktu Informacji Europejskiej Europe Direct – Rzeszów oraz wicedyrektorem Regionalnego Ośrodka Debaty Międzynarodowej przy Wyższej Szkole Informatyki i Zarządzania z siedzibą w Rzeszowie. Ponadto związana jest z takimi europejskimi sieciami informacyjnymi jak Enterprise Europe Network oraz Eurodesk.

logo_ED

Nasi partnerzy:

Promuj swoją firmę!

Zarejestruj się!

Jesteś kreatywny?

Zarejestruj się!

© Copyright 2014 PROPAGANDA Sp. z o.o.
Polityka Prywatności / Regulamin