Wśród najbardziej uciążliwych dla przedsiębiorców obowiązków, jednym z najczęściej wymienianych jest konieczność przechowywania dokumentów pracowniczych przez 50 lat. Od 2019 roku – po spełnieniu kilku warunków – okres ten można skrócić do 10 lat.
Każdy pracodawca ma obowiązek archiwizowania dokumentów związanych z zatrudnieniem. Dokumenty te są niezbędne do przyznania pracownikom i zleceniobiorcom świadczeń emerytalnych i rentowych oraz ustalenia ich wysokości. Dla wielu przedsiębiorców dużym problemem jest obowiązkowy okres ich przechowywania – dla niektórych dokumentów pracowniczych, wynosił on do tej pory 50 lat. Dzięki nowym przepisom, które wchodzą w życie 1 stycznia 2019 r., okres ten zostanie skrócony do 10 lat.
Kogo dotyczą nowe okresy przechowywania akt pracowniczych?
10-letni okres przechowywania dokumentów dotyczy pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. oraz zatrudnionych w latach 1999 a 2019. W tym drugim przypadku, można skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej pod warunkiem, że złoży się do ZUS oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA).
Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat. Nie ma znaczenia, czy osoba ta jeszcze pracuje, czy nie.
Dokumentacja pracownicza obejmuje m.in.: akta osobowe pracowników, ewidencję czasu pracy, kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumentację dotyczącą chorób zawodowych, wypadków przy pracy itd.
Co należy zrobić z dokumentami po okresie przechowywania
Po upływie okresu przechowywania, były pracownik będzie miał możliwość odebrać swoją dokumentację od pracodawcy. Będzie miał na to miesiąc, w trakcie którego dokumentacja nie może być jeszcze zniszczona. Po upływie miesiąca pracodawca może ale nie musi wydawać byłemu pracownikowi jego dokumentację pracowniczą (rozpoczyna się 12 miesięczny termin na zniszczenie)
Dopiero po upływie tego okresu, pracodawca będzie miał 12 miesięcy na to, by zniszczyć dokumentacje w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Jest to obowiązkowe (pracodawca nie może zachować dokumentów).
Ważne! Zasady dotyczące okresu przechowywania dokumentacji odnoszą się również do dokumentów potwierdzających zatrudnienie na podstawie umowy zlecenie
Więcej informacji na temat zmian dotyczących przechowywania dokumentacji pracowniczej znajdziesz na stronie biznes.gov.pl/eakta
Materiał zewnętrzny
