Wiele małych i średnich firm wprowadziło do swojej działalności systemy, zapewniające elektroniczną wymianę danych, tak zwane EDI. Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest szybkie przesyłanie informacji między współpracującymi przedsiębiorstwami. Za pomocą EDI załatwiane są wszelkie formalności, przekazywane faktury i umowy. Jednak inną niezwykle ważną funkcją, którą posiadają tego typu systemy, jest możliwość elektronicznej archiwizacji dokumentów.
Przechowywanie czy archiwizacja dokumentów?
Sposobów gromadzenia dokumentów elektronicznych jest wiele, jednak należy tutaj zauważyć różnice między archiwizacją, a przechowywaniem. Przechowywanie dokumentów polega na gromadzeniu plików z danymi na komputerze firmowym. Zbieranie danych w ten sposób bardzo szybko może doprowadzić do bałaganu w dokumentacji. Jeśli nawet zajmuje się tym sumienna osoba i tworzy specjalne katalogi, z których potem łatwo wydobywa dokumentację, problem może się pojawić wraz z absencją tego operatora. Osobom postronnym z pewnością sporo czasu zajmie odnajdywanie pożądanych informacji. Ten sposób ma także wady w postaci słabego zabezpieczenia danych – w razie awarii komputera, czy uszkodzenia nośnika, traci się całe archiwum.
Archiwizacja dokumentów księgowych wymaga zastosowania nowocześniejszych rozwiązań. W tym celu używane są systemy informatyczne, które nie tylko magazynują dokumenty, ale również zajmują się ich przetwarzaniem. Dzięki temu istnieje możliwość przekonwertowania dokumentów na specjalne formaty, które akceptują pozostali kontrahenci. Tego typu elektroniczne archiwum dokumentów umożliwia łatwe odnalezienie danych nie tylko przez jedną osobę. System jest także bezpieczniejszy, ponieważ dane przechowuje się nie tylko na komputerach firmowych.
Sposoby i systemy archiwizacji dokumentów
Najbardziej powszechnymi i bardzo ważnymi dokumentami z punktu widzenia organów państwowych, są faktury. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. określa jak powinno wyglądać przechowywanie faktur w formie elektronicznej. Przede wszystkim muszą być jasno podzielone na okresy rozliczeniowe. Jednocześnie należy zapewnić autentyczność ich pochodzenia i czytelność. Ważne jest, aby archiwizacja faktur umożliwiała łatwe ich odnalezienie i udostępnienie na żądanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.
Ustawodawca pozostawia dowolność, jeśli chodzi o sposób przechowywania tych danych. Dokumenty można gromadzić na stałych nośnikach pamięci, jak twarde dyski, pendrive, czy płyty CD, jednak niesie to za sobą sporo niedogodności. Urządzenia mogą zostać zniszczone, co wiąże się z utratą danych. Także dostęp do nich jest ograniczony dla jednego użytkownika. Dlatego przedsiębiorcy najczęściej decydują się na tworzenie archiwum dokumentów elektronicznych w chmurze, bądź na serwerach firm odpowiedzialnych za obsługę systemów informatycznych. Wbrew pozorom takie sposoby są w stanie zapewnić większe bezpieczeństwo dokumentom, ponieważ dostęp do nich jest odpowiednio zabezpieczony.
Archiwizacja elektroniczna nie musi dotyczyć jedynie faktur. Odpowiednie systemy informatyczne z łatwością pozwolą firmie na gromadzenie innych danych, takich jak historia przelewów, namiary na kontrahentów, rozporządzenia i instrukcje. Ważne, aby zmiany w firmie wprowadzane były przez osoby kompetentne. Znajomy informatyk może spróbuje zrobić to taniej, ale na pewno nie lepiej i bardziej profesjonalnie, niż wyspecjalizowane firmy, takie jak Infinite IT Solutions. Wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu różnych systemów w dużych przedsiębiorstwach zaprocentowały niezawodnymi rozwiązaniami. Z ofertą można zapoznać się na stronie https://infinite.pl/oferta/systemedi.html.
Archiwizacja dokumentów elektronicznych – potrzebne, czy nie?
Nie da się ukryć, że rozwiązania informatyczne, które pozwalają prowadzić archiwum dokumentów elektronicznych, generują pewne koszty. Chodzi tu głównie o wprowadzenie systemu i jego obsługę. Ponadto sam proces wdrażania nowych rozwiązań wiąże się ze zmianami w organizacji pracy. Należy jednak postawić sobie pytanie nie o to, czy firmę stać na tego typu zmiany. Raczej powinno się ustalić, czy firmę stać na odrzucenie postępu w postaci elektronicznych systemów wymiany danych, w tym archiwum dokumentów elektronicznych.
Jakie korzyści niesie za sobą wprowadzenie zmian? Przede wszystkim oszczędza się mnóstwo czasu, a co za tym idzie – pieniędzy. Jeśliby policzyć ile czasu zajmuje pracownikom archiwizacja dokumentów i zsumować to z sytuacjami, w których dokumenty należy odszukać i przygotować do wglądu, wynikiem byłyby wymierne korzyści finansowe. Ponadto zmniejszają się, lub wręcz znikają koszty magazynowania dokumentów. W przypadku dużych firm i potrzeby wynajmowania specjalnych przestrzeni na archiwum, zaoszczędzone kwoty mogą być znaczące.
Do tego dochodzi jeszcze oszczędność nośników standardowych, czyli papieru, nie wspominając nawet o proekologicznym podejściu do tematu papierowych dokumentów. To rozwiązanie wspierane jest przez organy państwowe, które od stycznia 2019 roku umożliwiają przechowywanie dokumentów kadrowych w formie elektronicznej. Archiwum dokumentów elektronicznych to także prestiż, który pozwoli firmie ugruntować wizerunek nowoczesnego, inwestującego w innowacje przedsiębiorstwa.
