Czasochłonne procesy rekrutacyjne, problemy z dostępem do wiedzy firmowej czy też krótki czas możliwy do przeznaczenia na wdrożenie nowego pracownika to tylko kilka z wyzwań, z którymi zmaga się współczesny HR. Na szczęście działy te mają do dyspozycji narzędzia, które ułatwiają efektywne wykonywanie podstawowych obowiązków. Jak rozwiązania takie jak dedykowany potrzebom HR system, np. intranet wspierają onboarding pracownika i wykonywanie innych istotnych i powtarzalnych zadań? O to zapytaliśmy ekspertów z Ideo, którzy na co dzień pomagają firmom w optymalizacji procesów biznesowych.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Jak intranet odpowiada na wyzwania związane z ograniczonym czasem na rekrutację i wdrażanie pracowników?
- Jak poszczególne funkcje intranetu mogą usprawniać procesy rekrutacyjne i onboardingowe?
- Na czym polega zastosowanie AI w nowoczesnych systemach intranetowych?
Najważniejsze wyzwania współczesnego HR
Obecna dynamika rynku bez wątpienia znacząco wpłynęła na specyfikę pracy działów HR. Specjaliści zajmujący się zarządzaniem zasobami ludzkimi mają coraz mniej czasu na rekrutację, budowanie kultury organizacyjnej, zarządzanie wiedzą firmową czy proces onboardingu. Skuteczność ich działań musi jednak pozostać równie wysoka jak wcześniej. W takiej sytuacji jedynym rozwiązaniem jest zwykle automatyzacja części zadań i skupienie się na czynnościach, które mogą zostać wykonane tylko przez wykwalifikowanego pracownika.
Automatyzacja i optymalizacja procesów w firmie dzięki nowoczesnemu intranetowi
Wiemy już, że usprawnienie procesów i automatyzacja powtarzalnych zadań to często niemalże konieczność, by dział HR mógł efektywnie wykonywać swoje obowiązki. Jakie konkretne zmiany możemy wdrożyć, by przestać tracić czas na wykonywanie rutynowych czynności? Aby się tego dowiedzieć, zapytaliśmy o opinię specjalistkę, która opracowuje dla firm rozwiązania pozwalające na automatyzację procesów biznesowych:
„Najważniejszym narzędziem w kontekście optymalizacji i automatyzacji procesów HR jest nowoczesny system, np. intranet. Szczególnie jeśli wykorzystuje on technologię AI. Takie oprogramowanie to nie tylko firmowa baza dokumentów. To strategiczne narzędzie, które wspiera zespoły HR: gromadzi w jednym miejscu informacje o pracownikach, pozwala się z nimi efektywnie i szybko komunikować, umożliwia łatwe tworzenie formularzy do ankiet i zapisów, a także znacząco ułatwia wyszukiwanie dokumentów” – podkreśla Urszula Kandefer z firmy Ideo. – „To jednak nadal nie wszystko. Dzięki zastosowaniu sztucznej inteligencji w Ideo Intranecie możemy również usprawnić m.in. procesy rekrutacyjne czy też stworzyć chatbota, który będzie odpowiadał na pytania pracowników, co pozwoli specjalistom HR oszczędzić jeszcze więcej czasu!” – dodaje ekspertka.
Jak intranet usprawnia proces onboardingu?
Opisany intranet bez wątpienia pozwala zoptymalizować procesy związane z rekrutacją, zarządzaniem wiedzą firmową i załatwianiem spraw pracowniczych. Czy ułatwia on również onboarding pracowników?
„Intranet to obok platformy e-learningowej system najskuteczniej wspierający proces wdrożenia nowego pracownika. Ułatwia on właściwie wszystkie etapy onboardingu. Dobry intranet pozwala bowiem na tworzenie spersonalizowanych ścieżek onboardingowych, dzięki którym pracownik będzie w stanie znacznie szybciej odnaleźć się w dużej firmie i zdobyć całą, niezbędną dla niego wiedzę. Warto zaznaczyć, że intranet usprawnia także problematyczny dla wielu organizacji proces wdrażania pracowników zdalnych” – odpowiada zapytana przez nas specjalistka.
Jak przygotować się na wykorzystanie sztucznej inteligencji w HR?
Bez intranetu trudno dziś już wyobrazić sobie funkcjonowanie nowoczesnej firmy. Korzyści takie jak skrócenie czasu rekrutacji i onboardingu, zwiększenie efektywności zarządzania procesowego, wzrost satysfakcji pracowników (EVP) czy zmniejszenie obciążenia działu HR są niezaprzeczalne i nie mogą być ignorowane przez organizacje, którym zależy na zachowaniu konkurencyjności.
Warto pamiętać, że w dobie coraz powszechniejszego wykorzystania sztucznej inteligencji w HR możliwości poszczególnych systemów mogą się od siebie znacząco różnić. Te wspierane przez AI – takie jak na przykład Ideo Intranet – dają dostęp do chatbotów (asystentów pracownika), inteligentnych wyszukiwarek, generatorów obrazów i treści czy też rekomendacji tworzonych na podstawie analizy potrzeb i zachowań użytkowników.
Firmy, które nie wykorzystują jeszcze opisanych możliwości, powinny zastanowić się nad przeprowadzeniem audytu swojego intranetu pod kątem jego modernizacji. Wsparcie zarówno w tym procesie, jak i w implementacji zmian (lub też wdrożeniu nowego systemu) zapewnić mogą między innymi eksperci z Ideo, tworzący dedykowane rozwiązania napędzające rozwój biznesu.
FAQ
Jak AI może wspierać pracę działu HR?
Możliwości oferowane przez sztuczną inteligencję możemy wykorzystać przede wszystkim do optymalizacji intranetu. Dzięki AI jesteśmy w stanie dodać do tego systemu funkcje, które zautomatyzują powtarzalne czynności i odciążą pracowników działu HR. To pozwoli im natomiast skupić się na realizacji bardziej wymagających zadań.
Jakie funkcjonalności oparte na AI można wdrożyć w intranecie?
Sztuczna inteligencja zapewnia naprawdę ogromne możliwości w kontekście rozbudowy intranetu. Do przykładowych funkcjonalności, które już dziś są coraz powszechniej stosowane w systemach, zaliczyć możemy generatory treści, formularzy i obrazów, inteligentne wyszukiwarki, streszczania dokumentów czy opcje przygotowywania spersonalizowanych rekomendacji tworzonych na podstawie zachowań użytkowników.
Czy AI sprawdzi się w każdym intranecie?
Funkcje AI, takie jak asystent pracownika, działają przede wszystkim na podstawie udostępnianej bazy wiedzy. Jeśli w systemie znajdują się nieprawdziwe lub nieaktualne informacje, wykorzystanie sztucznej inteligencji nie przyniesie nam oczekiwanych rezultatów. Nawet jeżeli intranet daje techniczne możliwości dodania funkcjonalności AI, w pierwszej kolejności należy zadbać o aktualizację zasobów, a dopiero później skupić się na jego rozbudowie.
Materiał promocyjny
