Czy archiwizacja dokumentów rzeczywiście wymaga specjalnej wiedzy, czy może możemy sami zdecydować, w jaki sposób chcemy uporządkować swoje firmowe akta? Dziś sprawdzamy, jak ta sprawa przedstawia się od strony prawnej.
Czym oficjalnie jest archiwizacja dokumentacji firmowej?
Aby umiejętnie archiwizować, a następnie przechowywać dokumentację, musimy zapoznać się z odpowiednimi aktami prawnymi. Bez znajomości tych zasad nasze archiwum nie będzie funkcjonalne ani nie będzie realizowało podstawowych zadań takiego zbioru.
Pod terminem archiwizacja dokumentów kryje się szereg mniejszych czynności, które muszą być zrealizowane, by można było mówić o profesjonalnie uporządkowanym zbiorze. Specjaliści dzielą to zadanie na kilka etapów, m.in.:
- klasyfikowanie;
- oznaczanie;
- brakowanie.
Wiele wątpliwości budzi ten ostatni proces. Z brakowaniem mamy do czynienia, gdy wyznaczamy dokumenty, które uległy przedawnieniu, i które muszą zostać zniszczone. Ale czy możemy po prostu pominąć archiwizację? Jeśli zależy nam na tym, żeby zgodnie z prawem prowadzić naszą działalności, musimy w rzetelny sposób zająć się tym zadaniem. Ewentualne konsekwencje zależą od rodzaju dokumentacji, której porządkowanie zaniedbaliśmy. Mowa np. o procesach cywilnych, karnych, karach skarbowych i grzywnach.
Dlaczego następstwa niewłaściwej archiwizacji dokumentacji firmowej są tak dotkliwe?
Przede wszystkim należy uświadomić sobie to, że każdy rodzaj dokumentacji ma określone prawnie terminy przechowywania. I tak przykładowo faktury VAT czy księgi podatkowe musimy przechowywać przez 5 lat. Jeśli w razie ewentualnej kontroli nie będziemy mogli przedstawić konkretnych dokumentów, czekają nas przykre konsekwencje.
Poprawna archiwizacja dokumentacji pozwala też przeciwdziałać łamaniu RODO. Uporządkowanie akt zawierających dane osobowe to zwiększona kontrola nad tym, kiedy należy zutylizować dokumentację. RODO mówi bowiem, że nie możemy przechowywać danych osobowych dłużej, niż jest to potrzebne (wszak przechowywanie w świetle prawa uważa się za przetwarzanie danych osobowych).
Jak przestrzegać prawa?
Przepisy nie nakazują nam korzystania z zewnętrznej firmy, oferującej takie usługi jak archiwizacja dokumentów. Wiele przedsiębiorstw mimo braku takiego nakazu woli jednak zlecić to zadanie specjalistom. Co przemawia za taką metodą radzenia sobie z nieuporządkowanymi aktami? Zalet jest wiele.
Ważną kwestią jest oszczędność czasu. Nie ma co ukrywać, że archiwizacja akt jest procesem żmudnym i wymagającym skupienia. Eksperci, mający doświadczenie w tym zakresie mogą się tym zająć sprawnie i szybko przekazać nam dostęp do gotowego, profesjonalnego archiwum.
Wybierając sprawdzone usługi, np. te oferowane przez firmę Rhenus Data Office Polska możemy też mieć pewność, że specjaliści uporządkowali nasze akta zgodnie z ogólnie przyjętymi w archiwistyce zasadami. Starannie zostanie więc wykonana segregacja i kwalifikacja akt, jak też ewidencja i spakowanie.
Należy wspomnieć jeszcze o jednej zalecie korzystania z pomocy specjalistów. Rzetelne firmy, które oferują tego typu usługi, często nie kończą swojej działalności na archiwizacji akt. Starają się więc zaproponować inne, rozbudowane usługi, pozwalające na zarządzanie dokumentacją. Jeśli mądrze wybierzemy firmę do współpracy, możemy liczyć również na profesjonalne wsparcie z zakresu utylizacji, digitalizacji czy przechowywania dokumentów. Warto więc dobrze się zastanowić, zanim stwierdzimy, że chcemy obowiązek archiwizacji akt wykonać całkowicie samodzielnie i bez zewnętrznej pomocy.
Materiał zewnętrzny
