Krajowy Systemu e-Faktur (KSeF)
W 2026 roku przedsiębiorcy nie będą karani za brak przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) ani za błędy wynikające z obsługi systemu. To ważny okres przejściowy, który ma ułatwić firmom adaptację do nowego sposobu wystawiania i odbierania faktur w obrocie B2B.
Start Krajowego Systemu e-Faktur w lutym 2026
KSeF rusza 1 lutego 2026 roku. W pierwszej kolejności obowiązek wystawiania e-faktur obejmie firmy, których obrót w 2024 roku przekraczał 200 mln zł. Mniejsze przedsiębiorstwa będą zobowiązane do korzystania z systemu od 1 kwietnia 2026 roku. Dla mikrofirm przewidziano okres przejściowy – od kwietnia do grudnia 2026 roku nie będą musiały wystawiać e-faktur, jeśli miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto.
Bezpieczeństwo i przejrzystość systemu
KSeF jest systemem bezpiecznym i przetestowanym przez różne instytucje. Każda czynność urzędnika związana z fakturą będzie rejestrowana – kiedy przeglądał dokument, jakie informacje sprawdzał i w jakim czasie. Dzięki temu przedsiębiorcy mają pełną kontrolę nad swoimi fakturami, a dane są chronione przed nieuprawnionym dostępem.
Tryb offline i faktury z kodem QR
Ministerstwo Finansów przygotowało rozwiązania na wypadek braku dostępu do internetu lub awarii systemu. Przedsiębiorcy będą mogli wystawić fakturę w trybie offline i przesłać ją do KSeF w ustawowym terminie. Możliwe będzie też generowanie dokumentu z kodem QR, który potwierdzi jego autentyczność nawet bez połączenia z internetem.
Mniej błędów w dokumentach i większa kontrola
KSeF ograniczy najczęstsze błędy popełniane przy wystawianiu faktur. System pozwala na automatyczne księgowanie dokumentów i weryfikację danych, dzięki czemu przedsiębiorca od razu widzi wartość faktury, termin płatności i jej status. Zmniejsza to ryzyko konieczności wyjaśnień przed urzędami skarbowymi.
Terminy obowiązku dla różnych firm
-
Od 1 lutego 2026 – obowiązek korzystania z KSeF dla firm z obrotem powyżej 200 mln zł w 2024 roku.
-
Od 1 kwietnia 2026 – mniejsze przedsiębiorstwa.
-
Okres przejściowy dla mikroprzedsiębiorców – od kwietnia do grudnia 2026 r., faktury nie są obowiązkowe przy sprzedaży poniżej 10 tys. zł miesięcznie.
Dni otwarte i przedłużone godziny urzędów skarbowych
24 i 25 stycznia 2026 r. urzędy skarbowe zorganizują dni otwarte poświęcone KSeF, podczas których przedsiębiorcy będą mogli zapoznać się z systemem. Pod koniec lutego urzędy będą czynne do godz. 20, aby wspierać firmy przed obowiązkowym startem systemu.
Zmiany w VAT i ułatwienia dla przedsiębiorców
Wejście KSeF wiąże się z skróceniem podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni. System eliminuje konieczność drukowania faktur i ręcznego wprowadzania danych do ksiąg rachunkowych. Dokumenty będą przechowywane w KSeF przez 10 lat, a tryb „offline24” umożliwi wystawianie faktur nawet przy awarii internetu.
Korzyści dla budżetu i przedsiębiorców
Wprowadzenie KSeF pozwoli uszczelnić system VAT i zwiększyć wpływy do budżetu, które według szacunków Ministerstwa Finansów wzrosną o około 10 mld zł w ciągu 10 lat. Dla firm oznacza to mniejszą ilość błędów w fakturach, uproszczenie rozliczeń i większą kontrolę nad dokumentami w obrocie B2B.
