Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowców jest obowiązkiem, ale nie musi być uciążliwe. Jak zlikwidować związane z nim problemy?
Kłopot z prowadzeniem ewidencji polega na tym, że jest czasochłonne, a lista niezbędnych dokumentów – bardzo długa. Można stwierdzić, że kontrola drogowa w Polsce – obowiązkowe dokumenty i procedury są weryfikowane dość restrykcyjne. Duże znaczenie ma też obowiązek godzenia przepisów krajowych z unijnymi normami.
Ewidencja czasu pracy – podstawa prawna
Jak wynika z art. 149 Kodeksu Pracy, pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy w celu ustalenia wysokości wynagrodzenia i innych świadczeń. Ewidencji nie prowadzi się w przypadku pracowników funkcjonujących w oparciu o zadaniowy system pracy. Ponadto, rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki, dotyczące zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika określa, co składa się na czas pracy. Są to zarówno dni robocze, jak również praca w godzinach nocnych, w niedziele i święta, dyżury, urlopy i nieobecności. W przypadku kierowców ma to ogromne znaczenie. Innym aktem prawnym jest ustawa o czasie pracy kierowców, która precyzuje, jak należy przygotowywać ewidencję czasu ich pracy. Z ustawy wynika, że prowadzi się ją w formie:
- zapisów na wykresówkach,
- wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
- plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego,
- innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności,
- rejestrów opracowanych na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt 1–4.
Ewidencję należy przechowywać przez trzy lata od zakończenia okresu nią objętego. Jest ona udostępniana kierowcy na żądanie.
Konsekwencje braku ewidencji
Zaniedbanie ewidencji wiąże się z przykrymi konsekwencjami. Po pierwsze, za jej brak grozi kara grzywny. Nakładana jest ona na przedsiębiorcę, jeśli kontrola PIP wykaże niedopełnienie obowiązku. Grzywna wynosi od tysiąca do trzydziestu tysięcy złotych. Ponadto firmie grozi konieczność sporządzenia ewidencji za zaległy okres, nawet do trzech lat wstecz, a także doliczenie wszelkich dodatków wynikających z pracy w niedzielę, święta i nocą oraz rozliczenie godzin nadliczbowych. Jeśli wpłynie więcej pozwów, bo wielu pracowników będzie domagać się odpowiedniego rozliczenia, wydatki firmy mogą sięgnąć kilkudziesięciu tysięcy złotych.
Jak prowadzić ewidencję?
Pewnym ułatwieniem może być wprowadzenie ryczałtów za godziny nadliczbowe i pracę w porze nocnej. Dzięki temu pracodawca nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji takich godzin, choć koszty wynagrodzeń dla pracowników mogą przez to wzrosnąć.
Z powyższego wynika, że prowadzenie rzetelnej ewidencji czasu pracy kierowców jest zadaniem dość wymagającym, a za jego niedopełnienie grożą surowe kary. Nie ma na to dobrej recepty ani sposobu, który sprawiłby, że zadanie to stanie się prostsze. Dlatego dobrym rozwiązaniem jest zlecenie prowadzenia ewidencji specjalistom, dzięki którym będzie ona kompletna. Ofertę jednej z takich firm można zobaczyć na stronie www.ocrk.pl. Takie firmy zajmują się także oceną wykresówek pod kątem wszelkich przekroczeń i informują o brakującej dokumentacji.
Zdaje się, że jedynym sposobem na uniknięcie problemu z prowadzeniem ewidencji czasu pracy kierowców jest skorzystanie z wyspecjalizowanych firm. W ten sposób można uniknąć czasochłonnego i skomplikowanego gromadzenia dokumentów, jednocześnie uzyskując rzetelną analizę, dzięki której przygotowywanie harmonogramów stanie się łatwiejsze.
