Zarządzanie nowoczesnym przedsiębiorstwem wymaga stosowania nowoczesnych rozwiązań. Automatyzacja procesów i błyskawiczne przetwarzanie informacji zyskują szczególne znaczenie w handlu. W czasach, w których klienci mogą liczyć na praktycznie nieograniczony wybór towaru i szybką realizację zamówienia, a sprzedawcy muszą dysponować olbrzymimi bazami danych, skuteczne prowadzenie biznesu nie jest możliwe bez systemów informatycznych. Sprawne zarządzanie całą firmą umożliwiają systemy klasy ERP.
Czym jest system ERP?
W odróżnieniu od tradycyjnych metod zarządzania firmą system ERP (ang. Enterprise Resource Planning – planowanie zasobów przedsiębiorstwa) podchodzi do jej zasobów i zachodzących w niej procesów kompleksowo, dzięki czemu możliwe staje się powiązanie ze sobą wszystkich segmentów jej działalności. Fundamentem ERP jest centralna baza danych, która daje pracownikom dostęp do aktualnych i pewnych informacji, a kadrze zarządzającej umożliwia kontrolowanie wszystkich parametrów funkcjonowania firmy oraz sporządzanie raportów pozwalających na maksymalizację zysków.
Budowa systemów klasy ERP
Systemy ERP składają się z powiązanych ze sobą modułów, dzięki czemu można dostosować je do charakterystyki działalności konkretnego podmiotu. Wbrew pozorom nie są to rozwiązania zarezerwowane dla olbrzymich firm produkcyjnych i korporacji. Równie dobrze sprawdzają się również w firmach handlowych. Systemem ERP można objąć cały obszar działania firmy: od kontroli stanów magazynowych, przez realizację zamówień, kadry i płace, planowanie, na marketingu kończąc. W zależności od potrzeb można jednak ograniczyć się do konkretnego segmentu i wykorzystywać ERP np. jako idealne narzędzie do kompleksowego zarządzania finansami firmy.
ERP w handlu
– Podstawową zaletą systemów ERP jest pełna automatyzacja procesów. Dzięki niej osoba odpowiedzialna zyskuje dostęp do aktualnych informacji w czasie rzeczywistym, co umożliwia maksymalizację efektywności – mówi Piotr Bargieł, ekspert firmy Kotrak S.A., zajmującej się dostawą zaawansowanych systemów ERP. – Odpowiednio skonfigurowany ERP będzie na bieżąco kontrolował stany magazynowe i umożliwi błyskawiczne uzupełnienie kończącego się towaru. Daje także możliwość śledzenia drogi, którą przebywa każdy produkt, co może okazać się decydujące w przypadku np. sporu prawnego z odbiorcą – dodaje.
Na tym możliwości systemów ERP w handlu się nie kończą. Dzięki nim w łatwy sposób można zarządzać obiegiem dokumentów, w tym dokumentów elektronicznych, co okaże się nieocenione w pracy m.in. działu zakupów czy eksportu. Systemy klasy ERP dla handlu pozwalają także na błyskawiczne ustalanie cen towarów, uwzględniając przy tym indywidualne rabaty i akcje handlowe, oraz zarządzanie sklepem internetowym. Kadra zarządzająca może natomiast generować zaawansowane raporty pozwalające na szybką ocenę kierunku rozwoju firmy.
System CRM
Systemy ERP można wzbogacić również o moduł CRM (ang. customer relationship management), który kompleksowo zajmie się zarządzaniem relacjami z klientami, pozwoli na stworzenie ich dokładnego portretu oraz obranie właściwej strategii marketingowej i handlowej. Wzbogacenie systemu CRM o funkcje marketingowe może natomiast ułatwić kreowanie pozytywnego wizerunku firmy w social media i utrzymanie pozytywnych relacji z dotychczasowymi klientami. Taki moduł okaże się więc nieocenionym wsparciem nie tylko dla działu handlowego, ale również osób dbających o marketing przedsiębiorstwa.
