KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur jest działającą na terenie Polski elektroniczną bazą faktur. Celem tego systemu jest cyfryzacja wszystkich procesów związanych z wystawianiem, wysyłką i przechowywaniem faktur ustrukturyzowanych, przekładająca się na standaryzację wzajemnych rozliczeń. System został uruchomiony 1 stycznia 2022 roku. Na ten moment nie jest on obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, jednak z informacji udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, konieczność jego wdrożenia do każdej firmy pojawi się już w lipcu 2024 roku.
Mimo wszystko, wcześniejsze przygotowanie i wprowadzenie systemów do struktur swojego przedsiębiorstwa może przynieść wiele korzyści właścicielom firm.
Poprawa jakości współpracy między przedsiębiorstwami
Pojawienie się ujednoliconego systemu do przechowywania i archiwizowania faktur, z pewnością przyczyni się do poprawy jakości komunikacji między firmami. Przede wszystkim, wystawiający zawsze będą pewni, że wysłana przez nich faktura znajdzie się w posiadaniu kontrahenta. W przypadku faktur papierowych niejednokrotnie zdarzały się sytuacje, w których dokumenty te ginęły lub były uszkadzane podczas podróży.
Wystawianie faktur drogą elektroniczną zdecydowanie usprawnia proces rozliczeń między firmami. Uproszczone przepisy dotyczące fakturowania, jednolity wzór dokumentu dostępny w systemie oraz możliwość swobodnego wyszukania konkretnej faktury w bazie danych, to istotne atuty KSeF-u. Każda e-faktura pozostaje widoczna w systemie przez okres dziesięciu lat. Nie jest więc potrzebne jej fizyczne przechowywanie, co często decyduje o zaoszczędzeniu w biurze sporej ilości miejsca.
Ułatwienie dla przedsiębiorców i organów podatkowych
Przestępstwa podatkowe to w dzisiejszych czasach istotny problem. Krajowy System e-Faktur ma za zadanie ograniczyć ich występowanie, a to przez wzgląd na łatwą dostępność faktur ustrukturyzowanych dla organów podatkowych, co przyspiesza ewentualne kontrole. Podatnicy również w znacznym stopniu będą czerpać korzyści z wdrożenia systemu do swojej firmy. Najprostszym tego przykładem może być skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 dni do 40 dni.
Oszczędność czasu jest zauważalna także pod względem ilości przesyłanej dokumentacji, której w przypadku korzystania z KSeF będzie mniej. Nie będzie bowiem konieczności dodatkowej wysyłki Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) – dane te będą dostępne w KSeF.
Podsumowanie
Z powyższych informacji można łatwo wywnioskować, że Krajowy System e-Faktur jest opłacalny dla każdej ze stron. Postęp cyfryzacji ma ułatwić przedsiębiorstwom codzienną pracę, ułatwiając przesyłanie, przechowywanie i księgowanie faktur. Do tego należy dodać fakt, iż rozwiązanie to jest w pełni ekologiczne i pozwala zaoszczędzić masę papieru wykorzystywanego codziennie do drukowania faktur. Warto więc zastanowić się nad sprawniejszym wdrożeniem KSeF-u do swojej firmy i nie czekać na moment, w którym będzie to już konieczne. Pozwoli to lepiej przygotować się na zapowiedziane zmiany w zasadach fakturowania.
Materiał zewnętrzny
