Prowadzisz działalność gospodarczą w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i chciałbyś dokonać zmiany umowy spółki, jednak nie wiesz z czym się to wiąże?
W niniejszej publikacji przybliżymy Ci na wstępie na czym w ogóle jest zmiana umowy spółki z o.o., jak również jakich czynności należy dokonać, aby zmiana była skuteczna, a co za tym idzie wywoływała ona skutki prawne.
Zapraszamy do lektury!
Zmiana umowy spółki
Ze zmianą umowy spółki mamy do czynienia zarówno w sytuacji, gdy jej wspólnicy decydują się zmienić brzmienie niektórych zapisów umowy spółki, ale także w sytuacji, gdy następuje wykreślenie niektórych postanowień, dodanie nowych, czy też przeniesienie ich w inne miejsce.
Zmiana umowy spółki może dotyczyć właściwie wszystkich elementów w niej zawartych, a zatem m.in. firmy spółki jaką się posługuje w obrocie gospodarczym, siedziby, przedmiotu działalności, wysokości kapitału (podwyższenia kapitału zakładowego lub jego obniżenia). Zmianie może ulec także ilość i wartość nominalna udziałów objętych przez poszczególnych wspólników, jak również czas trwania spółki.
Co istotne, nie ma żadnych przeszkód, aby zmiana umowy spółki polegała na uchyleniu jej dotychczasowego tekstu oraz uchwaleniu w całości nowego.
Taki sposób zmiany umowy spółki, będzie sprzyjał przejrzystości zapisów i będzie miał szczególne znaczenie w sytuacji, gdy wspólnicy chcą wprowadzić w umowie spółki wiele zmian.
Co jest potrzebne do zmiany umowy spółki?
Kodeks spółek handlowych, wprowadza regulację, zgodnie z którą procedura zmiany umowy spółki wymaga następujących działań.
Po pierwsze, należy podjąć uchwałę przez zgromadzenie wspólników spółki o dokonaniu zmiany umowy spółki.
Po drugie, ww. uchwała powinna zostać zaprotokołowana przez notariusza (zasadniczo wymaga to zachowania formy aktu notarialnego).
Po trzecie, należy dokonać wpisania zmiany umowy do rejestru przedsiębiorców KRS.
Istnieją jednak nieliczne przypadki, gdy umowa spółki będzie mogła zostać zmieniona z pominięciem formy aktu notarialnego. Przybliżymy Ci je w dalszej części tej publikacji.
Zwołanie zgromadzenia wspólników
Jak wskazaliśmy, aby zmienić umowę spółki z o.o., jej wspólnicy muszą podjąć uchwałę w przedmiocie zmiany umowy spółki. Uchwała dotycząca zmiany umowy spółki podejmowana jest przez zgromadzenie wspólników. Jak jednak zwołać tego rodzaju zgromadzenie?
Co do zasady, organem odpowiedzialnym za zwołanie zgromadzenia wspólników jest zarząd spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Kompetencje do zwołania zgromadzenia posiada także w pewnych wypadkach rada nadzorcza oraz komisja rewizyjna (o ile oczywiście zostały ustanowione w danym podmiocie). Co więcej, sama umowa spółki może przyznać uprawnienie do zwołania zgromadzenia innym osobom.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem planowanego zgromadzenia. Oprócz tego zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi także na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną – ale jedynie, gdy wspólnik uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.
W zaproszeniu każdorazowo powinien zostać oznaczony: dzień, godzina, miejsca zgromadzenia oraz szczegółowy porządek obrad. Co więcej, w przypadku, gdy planowana jest zmiana umowy spółki w zaproszeniu należy także wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian. Aby uniknąć wątpliwości, najlepiej, aby zaproszenie zawierało pełne brzmienie nowych zapisów umowy spółki.
Nie oznacza to jednak, że w każdym wypadku konieczne będzie przejście sformalizowanej drogi zmierzającej do zmiany umowy spółki. Kodeks spółek handlowych przewiduje bowiem możliwość podejmowana przez wspólników uchwał bez formalnego zwołania zgromadzenia wspólników.
Uchwały mogą być podejmowane przez wspólników bez odbycia zgromadzenia, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrazili zgodę na piśmie na postanowienie, które ma być powzięte albo na głosowanie pisemne. Dzięki temu nie ma przeszkód, aby wspólnicy właściwie z dnia na dzień, a nawet z godziny na godzinę podjęli wiążące dla spółki uchwały – w tym uchwałę zmieniającą umowę spółki.
Uchwała o zmianie umowy spółki z o.o.
Zasadniczym krokiem zmierzającym do zmiany umowy spółki z o.o., jest podjęcie przez jej wspólników uchwały w przedmiocie zmiany umowy spółki.
Uchwała taka, dla swej skuteczności, musi zostać podjęta:
- co do zasady większością co najmniej 2/3 głosów;
- większością co najmniej 3/4 głosów – w sytuacji, gdy ze zmiany umowy spółki wynika istotna zmiana przedmiotu działalności prowadzonej przez spółkę;
- większością głosów wszystkich wspólników, których dotyczy zmiana umowy spółki polegająca na zwiększeniu świadczenia wspólników lub która to zmiana uszczupla ich prawa udziałowe bądź prawa przyznane im osobiście.
Forma uchwały wspólników
Kodeks spółek handlowych stanowi, że zmiana umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, co do zasady wymaga uchwały wspólników zaprotokołowanej przez notariusza.
Istnieje jednak także możliwość zmiany umowy spółki z o.o. w inny sposób niż w formie aktu notarialnego – przy wykorzystaniu wzorca uchwały w sprawie zmiany umowy spółki, udostępnionego w systemie teleinformatycznym S24. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, uchwała podjęta w tym trybie jest równoważna z uchwałą objętą aktem notarialnym.
Zmiana umowy spółki w systemie S24
Zmiana umowy spółki z o.o., przy wykorzystaniu wzorca (w systemie S24), będzie jednak możliwa tylko i wyłącznie w sytuacji, gdy umowa spółki została zawarta także przy wykorzystaniu dostępnego w systemie teleinformatycznym wzorca umowy i ewentualne późniejsze zmiany umowy spółki także były przeprowadzane w ten sposób.
Jeśli zatem, co prawda zawarłeś umowę spółki przez Internet przy wykorzystaniu udostępnionego w systemie wzorca, jednak później dokonałeś zmiany umowy spółki przy wykorzystaniu formy aktu notarialnego – wszystkie kolejne zmiany umowy spółki będą musiały być przeprowadzane przy asyście notariusza.
Pamiętaj także, że nawet jeśli w Twoim wypadku możliwa jest zmiana umowy spółki przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie S24, system ten daje ograniczone możliwości w zakresie szczegółowości i zakresu możliwych zmian. Może się zatem okazać, że zmiana, na której Ci zależy nie będzie mogła zostać wprowadzona w tej formie.
Wniosek o wpis w Krajowym Rejestrze Sądowym
Niezależnie od tego, który ze sposobów zostanie wykorzystany do zmiany umowy spółki z o.o., aby stała się ona skuteczna, konieczne jest również złożenie przez zarząd spółki z o.o. wniosku do sądu rejestrowego o wpis zmiany umowy spółki z o.o. i jej uwidocznienie w rejestrze przedsiębiorców KRS.
Do wniosku o wpis zmiany umowy spółki z o.o., zarząd powinien dołączyć oprócz uchwały zmieniającej umowę spółki z o.o., również jednolity tekst umowy spółki. Tekst jednolity, może zostać przyjęty podobnie jak uchwała dotycząca zmiany treści umowy spółki z o.o. w protokole sporządzonym przez notariusza. Wystarczające jednak będzie, gdy zarząd przedłoży podpisany przez siebie egzemplarz tekstu jednolitego.
Warto nadmienić, że różnie będzie wyglądać proces składania wniosku o zmianę danych podmiotu, w zakresie umowy spółki z o.o., w zależności od sposobu przyjęcia uchwały o zmianie umowy spółki. I tak oto:
- gdy uchwała będzie zaprotokołowana przez notariusza – powinieneś złożyć wniosek za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych:https://prs.ms.gov.pl/;
- gdy uchwała będzie podejmowana przy wykorzystaniu wzorca uchwały zmieniającej umowę spółki z o.o. – powinieneś złożyć wniosek za pośrednictwem systemu S24:https://ekrs.ms.gov.pl/s24/.
Kiedy zmiana umowy spółki nie jest konieczna?
Istnieją przypadki, że pomimo zmiany okoliczności faktycznych, związanych z funkcjonowaniem spółki z o.o. zmiana umowy spółki nie będzie konieczna.
Będzie tak, przede wszystkim w sytuacji, gdy spółka chce zmienić profil prowadzonej przez nią działalności gospodarczej, przy czym przedmiot działalności spółki jest określony w dotychczasowej umowie spółki na tyle szeroko, że nowy obszar działalności może zostać do niego zakwalifikowany.
Przykładem takiej zmiany będzie na przykład sytuacja, w której spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w swojej umowie spółki, jako jeden z przedmiotów jej działalności ma wskazane „Drukowanie i działalność usługową związaną z poligrafią”. Do tej pory jednak zajmowała się tylko drukowaniem gazet. Wspólnicy tej spółki chcieliby jednak, aby rozpoczęła ona również druk książek.
W sytuacji takiej nie będzie potrzeby zmiany umowy spółki z o.o., ponieważ w dotychczasowym przedmiocie działalności spółki, zawiera się zarówno przedmiot działalności „Drukowanie gazet”, jak i „Pozostałe drukowanie”. Zmiana taka jednak byłaby potrzebna, gdyby umowa spółki określała jako przedmiot działalności spółki jedynie „Drukowanie gazet”.
Automatyczne obniżenie kapitału zakładowego
Niezależnie od powyższych rozważań, wskazać należy, że w kodeksie spółek handlowych została przewidziana również sytuacja, w której umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może zostać zmieniona na podstawie uchwały zarządu spółki z o.o.
Jednym z obowiązkowych elementów umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest określenie wysokości kapitału zakładowego, występującego w spółkach kapitałowych, jak również wskazanie liczby i wartości nominalnej udziałów objętych przez poszczególnych wspólników.
Co więcej, umowa spółki z o.o. może określać także, że udział wspólnika ulega umorzeniu w razie ziszczenia się określonego zdarzenia. W takiej sytuacji, gdy zdarzenie takie wystąpi, zarząd powinien podjąć niezwłocznie uchwałę o obniżeniu kapitału zakładowego.
Takim zdarzeniem może być przykładowo osiągnięcie określonych wyników finansowych przez spółkę, na przykład osiągnięcie przez spółkę w kolejnych trzech latach obrotowych zysku netto w wysokości co najmniej 1 miliona złotych lub śmierć wspólnika.
Jeśli zdarzenie takie wystąpi, nie ma potrzeby, aby zgromadzenie wspólników spółki podejmowało uchwałę o zmianie umowy spółki poprzez obniżenie kapitału zakładowego. Wystarczające jest, aby niezwłocznie po wystąpieniu takiego zdarzenia, zarząd podjął uchwałę, która spowoduje obniżenie kapitału zakładowego spółki.
Tym samym dojdzie do zmiany treści umowy spółki z o.o., która określa jak już wskazywaliśmy zarówno wysokość kapitału zakładowego, jak i liczbę i wartość udziałów przysługujących poszczególnym wspólnikom. Jednak dla jej skuteczności, również w tym wypadku konieczne będzie zgłoszenie zmiany umowy spółki, polegającej w tym wypadku na obniżeniu kapitału zakładowego, w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Termin na zgłoszenie uchwały o zmianie umowy spółki
W przypadku gdy zmiana umowy spółki przeprowadzona była przy wykorzystaniu wzorca uchwały zmieniającej umowę spółki, wniosek o rejestrację zmiany umowy musi zostać złożony do Krajowego Rejestru Sądowego nie później niż w terminie 7 dni od dnia podjęcia wskazanej uchwały w systemie S24.
Natomiast, jeśli zmiana umowy spółki została przeprowadzona przed notariuszem, jest więcej czasu na złożenie wniosku o wpis zmiany do Rejestru Przedsiębiorców. W takim wypadku, wniosek nie może jednak zostać złożony później niż w terminie 6 miesięcy od dnia podjęcia uchwały dotyczącej zmiany umowy spółki.
Zachowanie wskazanych terminów jest niezwykle istotne, ponieważ po ich upływie zmiana umowy spółki stanie się bezskuteczna – a co za tym idzie, sąd rejestrowy odmówi zarejestrowania podjętych przez wspólników zmian.
Tym niemniej, niezależnie od terminu wskazanego w przepisach na zgłoszenie zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym, w przypadku zmiany umowy spółki z o.o., zmiana taka jest skuteczna w momencie wpisu do Rejestru. W związku z tym im
wniosek zostanie wcześniej złożony, tym szybciej będzie można zacząć stosować nowe regulacje.
Podsumowanie
Zasadniczo, do zmiany umowy spółki z o.o. wymagane jest podjęcie uchwały zgromadzenia wspólników spółki, jak również zgłoszenie zaistniałej zmiany do Krajowego Rejestru Sądowego przez zarząd spółki – zgodnie z zasadami reprezentacji obowiązującymi w danej spółce.
Podjęcie uchwały wspólników następowało będzie, co do zasady, w formie aktu notarialnego, przy czym istnieje również możliwość skorzystania przez wspólników spółki ze wzorca uchwały, dotyczącej zmiany umowy spółki, dostępnego w systemie informatycznym. Będzie to jednak możliwe jedynie w sytuacji, gdy przy zawieraniu umowy spółki, wspólnicy skorzystali również z gotowych wzorców umów dostępnych w systemie S24.
Chcąc przeprowadzić zmianę umowy spółki, najlepiej skonsultuj się z profesjonalistą – adwokatem lub radcą prawnym, który odpowie na Twoje wszystkie pytania i pomoże uchwałę o zmianie umowy w sposób spełniający Twoje oczekiwania.
Oferta Kancelarii
Potrzebujesz pomocy przy zmianie umowy spółki z o.o., a może zmiana umowy spółki została już objęta aktem notarialnym, a Ty potrzebujesz pomocy przy zgłoszeniu jej w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego bądź jedynie chcesz poznać przybliżone koszty zmiany umowy spółki, zapoznaj się z ofertą Kancelarii.
Zapraszamy do kontaktu pod nr tel.: (+48) 511 090 050.
Artykuł sponsorowany
