Współczesna technologia pozwala na prowadzenie księgowości w sposób łatwy, nawet dla osób, które nie mają dużej wiedzy na ten temat. Mogą skorzystać one z księgowości internetowej. Czy warto się na nią zdać?
Czym jest księgowość online
Pod pojęciem księgowości online czy też księgowości internetowej należy rozumieć narzędzia, które pozwalają na prowadzenie działań księgowych w dopuszczalnej przepisami formie. Dla użytkownika księgowości internetowej ważne jest to, żeby udostępniający ją podmiot, zapewniał merytoryczne wsparcie ze strony wykwalifikowanych księgowych, doradców podatkowych czy ubezpieczeniowych oraz prawników specjalizujących się w prawie pracy.
Dla kogo przeznaczona jest księgowość internetowa?
Z księgowości online może korzystać niemal każdy przedsiębiorca, nie tylko ten, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą (mikroprzedsiębiorstwo), ale i małe firmy, ze wskazaniem na przedsiębiorców rozliczających się w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) lub metodą ryczałtową.
Najlepiej opcja prowadzenia księgowości online sprawdza się w przypadku przedsiębiorców dokonujących niewielu transakcji miesięcznie i wystawiających niewiele faktur.
Kontrola finansów
Przy korzystaniu z usług biura rachunkowego przedsiębiorca oddaje część kontroli nad finansami swojej firmy księgowym. Dla tych osób, które wolą mieć wszystko zawsze pod ścisłą kontrolą, lepszym rozwiązaniem będzie spróbowanie swoich sił i samodzielne poprowadzenie księgowości. To całkiem realne rozwiązanie, zwłaszcza przy prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej. Trzeba mieć jednak na uwadze to, że zawsze należy korzystać wyłącznie z aktualizowanych na bieżąco programów księgowych i aplikacji, a przy tym być osobą obowiązkowa, systematyczną i odpowiedzialną.
Kompleksowa księgowość w jednym miejscu
Błędem jest postrzeganie księgowości online wyłącznie poprzez pryzmat zapisywania zdarzeń gospodarczych po odpowiedniej stronie – winien i ma. To o wiele więcej. Przedsiębiorcy, którzy wahają się, czy rzeczywiście warto jest skorzystać z takiej opcji księgowania w swojej działalności, powinni wiedzieć, że programy i aplikacje udostępniają wszystkie narzędzia pomocne przedsiębiorcom przy dopełnianiu szeroko rozumianych formalności księgowych. Wśród nich są:
- programy do wystawiania faktur,
- księgowanie na potrzeby podatku dochodowego,
- księgowanie na potrzeby podatku VAT,
- system magazynowy,
- system kadry i płace,
- ewidencja środków trwałych,
- CRM,
- analizy,
- moduł kasa lub bank.
Faktury przychodowe, które wystawiane są w programie księgowym online, są natychmiast zapisywane w KPiR przez aplikację. Użytkownik nie musi przy tym już nic robić, co przyspiesza dopełnianie obowiązków związanych z księgowością.
W wielu przypadkach księgowość internetowa może zostać zintegrowana z bankowością online, platformami e-commerce, systemami służącymi do prowadzenia samodzielnej windykacji czy nawet kalendarzem Google.
Dodatkowe funkcje, jakie może spełniać księgowość online to m.in.:
- wyliczanie i opłacanie składek ZUS – w programie można znaleźć automatyczne kwoty składek na ubezpieczenia społeczne;
- drukowanie stron KPiR, rejestrów VAT, ewidencji środków trwałych itp. generowanych automatycznie w odpowiednich formularzach;
- przygotowanie i składanie deklaracji podatkowych;
- wyliczanie kwoty podatków wraz z numerami kont bankowych urzędów do przelewów.
Dlaczego warto?
Prowadzenie samodzielnie księgowości nie wymaga od przedsiębiorcy przeszkolenia w zakresie finansów. Wystarczy, aby zapoznał się z obsługą programu księgowego, która zwykle jest bardzo intuicyjna. Firma dostarczająca aplikacje i oprogramowanie do księgowania w trybie online powinna zapewniać aktualizacje, które nie będą rzutować na ciągłość działania programu.
Ile to kosztuje?
Zaletą księgowości online jest jej niska cena. Za kompleksowe usługi, możliwość korzystania ze wsparcia merytorycznego i kontrolę nad finansami firmowymi, płaci się znacznie mniej niż przy współpracy z biurem rachunkowym, a nawet ułamek tego, co trzeba zapłacić za stworzenie etatu dla księgowej w przedsiębiorstwie. Dostęp do aplikacji księgowej można uzyskać nawet za kilkadziesiąt złotych miesięcznie.
Przez cały czas przedsiębiorca może sprawdzać w księgowości online wszystkie kwestie finansowe związane ze swoją działalnością. Może również skontrolować wysokość płaconych składek – za siebie i pracowników oraz zaliczek na podatek. To duże ułatwienie dla działalności, które nie zabiera przedsiębiorcy ani zbyt dużo czasu, ani za dużo nie kosztuje.
Na stronie i-malaksiegowosc.pl znajdziecie bardzo atrakcyjny rabat oraz okres próbny dla testów jednej z największych księgowości internetowych w Polsce.
