Zarówno duże przedsiębiorstwa, jak i małe firmy coraz częściej decydują się na outsourcing kadrowo-płacowy. Takie działanie spowodowane jest dynamiczną sytuacją na rynku pracy, ciągłymi zmianami w przepisach prawnych, brakiem pracowników oraz koniecznością redukcji kosztów. Dla wielu firm to najlepsze rozwiązanie, ponieważ optymalizuje procesy administracyjne i pozwala zmniejszyć koszty kadrowo-płacowe.
Optymalizacja kosztów
Outsourcing polega na przekazywaniu funkcji związanych z administracją kadr i naliczaniem płac do realizacji firmie zewnętrznej. Ten model współpracy umożliwia zminimalizowanie kosztów. Wbrew pozorom powierzenie działań firmie zewnętrznej obniża większość kosztów pobocznych, które z punktu widzenia biznesu są istotne. Mowa tu nie tylko o wynagrodzeniach własnych pracowników, ale istotnych kosztach utrzymania etatów, tj. premiach, spotkaniach integracyjnych, płatnych nadgodzinach, rekrutacjach nowych osób i organizowaniu zastępstw. Co więcej, koszty stałe również ulegają zmniejszeniu. – Doskonale wiemy, że dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa najważniejsze są ustalenie priorytetów i odpowiednie delegowanie zadań. Dlatego też naszym Klientom oferujemy zarówno działania z zakresu administracji płacowej, jak i obsługi kadrowej przedsiębiorstwa. Każdy z projektów traktujemy indywidualnie, a zakres i rodzaj świadczonych usług ustalamy wspólnie z Klientem, by jak najlepiej wesprzeć działania jego firmy. – mówi Kamil Magryta, prezes FallWork Sp. z o.o.
Korzystając z usług outsourcingu, pracodawca nie musi martwić się o dodatkową przestrzeń biurową, płacić zwiększonych rachunków za media, czy zapewniać różnorodnych benefitów. Decydując się na współpracę z firmą zewnętrzną, przedsiębiorstwo co miesiąc ponosi takie same koszty, dzięki czemu jednorazowe wydatki inwestycyjne zostaną zredukowane do minimum. – W zakresie administracji płac nasze usługi obejmują kompleksowe działania związane z naliczaniem wynagrodzeń pracowników, w tym pracowników o ewidencjonowanym czasie pracy i stawce godzinowej. Zajmujemy się naliczaniem należnych składek i obciążeń podatkowych wobec ZUS, US oraz PFRON, urlopami pracowników, czy sporządzaniem rocznych sprawozdań. – dodaje.
W przypadku outsourcingu na pracodawcę nie spadają również koszty związane ze wdrożeniem nowych systemów kadrowo-płacowych, wymianą sprzętu komputerowego, systemów operacyjnych, czy oprogramowania kadrowo-płacowego, co odciąża dział IT w firmie Klienta i pośrednio wpływa na zmniejszone koszty pracownicze.
Kwestie administracyjne oddane w doświadczone ręce
Przepisy prawa stale się zmieniają, co wiąże się z podpisywaniem kolejnych aneksów do umów oraz stałym śledzeniem przepisów prawa. Korzystanie z outsourcingu sprawia, że problem znika, a zarząd firmy ma stałe wsparcie specjalistów z zakresu administracji kadr i płac. – W ramach outsourcingu kadr Klienci powierzają nam prowadzenie teczek pracowniczych i aktualizację dokumentacji. Zajmujemy się m.in. obsługą przyjęć oraz zwolnień pracowników i ewidencją czasu pracy. Monitorujemy obowiązkowe szkolenia oraz badania lekarskie. Po naszej stronie leży również tworzenie regulaminów i wewnętrznych przepisów firmowych. – mówi Kamil Magryta. Nasz dział outsourcingu dysponuje dużą wiedzą popartą latami doświadczenia, dzięki czemu Klient nie musi przekopywać się przez nowe i coraz bardziej rozbudowane przepisy prawa. Przygotowywaniem aneksów do umów, wypłatą wynagrodzeń, czy naliczaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne zajmuje się nasza agencja. – dodaje.
Zapewnienie poufności danych
Dział kadr i płac w firmie to nie tylko dodatkowe koszty i obowiązki, ale i odpowiedzialność. Obecnie przepisy prawa w zakresie poufności danych są mocno rozbudowane, a co za tym idzie, każde przedsiębiorstwo musi zapewnić odpowiednie warunki do ich ochrony. Warto zatem skorzystać z usług zewnętrznej firmy, która specjalizuje się w obsłudze kadrowo-płacowej. – Powierzenie danych firmie outsourcingowej zapewnia duże większe bezpieczeństwo, bez ryzyka rozpowszechniania tych danych wewnątrz przedsiębiorstwa. Profesjonalne archiwizowanie danych gwarantuje bezpieczeństwo i poufność informacji. Zwłaszcza jeśli chodzi o dane osobiste lub wynagrodzenia. – dodaje Kamil Magryta
Outsourcing kadrowo-płacowy to rozwiązanie polecane dla wszystkich przedsiębiorców. Wynajem firmy zewnętrznej ściąga z pracodawców dużą część odpowiedzialności, koszty stałe są niższe, a pracownicy mają dostęp do wyspecjalizowanej kadry księgowej i HR, która dobrze zna przepisy. W tym przypadku pracodawca zyskuje pewność, że wszystkie sprawy związane z płacami, czy aneksami do umów są wykonywane profesjonalnie, spełniając wymogi kodeksu pracy.
Materiał zewnętrzny
